Contrairement aux idées reçues, mettre en location son bien n’est pas toujours une chose aisée.

Il y a tout un ensemble de démarches et de détails techniques que vous devez apprendre et dont il faut tenir compte pendant le contrat de bail afin que la relation entre vous et les locataires se passe bien.

Il y a par exemple ce que les experts appellent les charges récupérables. Qu’est-ce que c’est ? Comment les récupérer justement ? Retour sur les conseils à savoir sur le sujet.

Qu’est-ce que les charges récupérables ?

Dans tout contrat de location, les locataires ont des charges à payer pour l’entretien et la bonne tenue du bien qu’ils occupent.

Ces dernières peuvent être payées en avance pour le propriétaire, qui doit par la suite procéder au remboursement. C’est ce que l’on entend par charges récupérables.

• Pour tous les types de location

Les charges récupérables sont applicables pour tous les types de location. Ce peut être celle à vide ou meublée.

Cependant, la manière de les régulariser peut varier au cas par cas et en fonction des clauses notées dans le contrat de bail.

Contrairement à ce que l’on peut penser, les charges récupérables ne s’appliquent pas uniquement pour les copropriétés.

En effet, dans ce genre d’immeubles, non seulement les réglementations sont un peu plus compliquées, mais il en est aussi de même pour la gestion de la location.

Il est donc plus courant que l’on parle de charges récupérables dans ce cas-là. Ce sont des frais qui sont applicables pour tous les contrats de bail, même d’une résidence individuelle.

• Des dépenses d’entretien courantes du bien

En quoi consistent réellement les charges récupérables ? Comme susmentionné, ce sont les dépenses d’entretien courantes du bien.

Contrairement aux idées reçues, les locataires participent aussi  à la bonne tenue et au confort de leur bien.

Les petites dépenses courantes sont de leurs prérogatives. Il se peut toutefois que les propriétaires avancent les frais. D’où la notion de charges récupérables.

Pour autant, les législateurs sont très précis quant à la liste des dépenses courantes qu’un propriétaire peut réclamer.

C’est dans le but d’éviter les abus de la part des bailleurs. Bien évidemment, le paiement de ces charges est également réglementé. 

• Les taxes et redevances en tous genres

Parmi les charges récupérables, on peut notamment citer aussi les taxes et les redevances en tout genre.

Cela concerne notamment les taxes et les impôts sur les différentes prestations ayant un rapport avec l’entretien du bien en question : le nettoyage, les travaux, etc.

Pour dire simplement, les locataires doivent rembourser le propriétaire pour toutes les dépenses qu’ils engagent pour l’entretien régulier et les petits travaux concernant le bien.

• Les charges récupérables en copropriété

Les charges récupérables en copropriété sont les mêmes que pour celles d’une location simple.

Néanmoins, dans ce genre de cas, elles sont divisées en chaque copropriétaire pour ce qui est de l’entretien des espaces communs. Ce qui impacte notamment sur l’importance des frais à régler pour chaque locataire.

Dans ce cas comme dans le cadre d’une location classique, afin de réclamer les dépenses qui lui sont dues, les propriétaires doivent présenter des justificatifs comme des factures ou des devis des travaux à faire.

À savoir que le règlement des charges récupérables doit être mentionné dans les factures. Les justificatifs doivent notamment préciser la nature des dépenses : loyer et charges récupérables.

• Une moyenne indiquée par la réglementation

En moyenne, le législateur parle d’une participation à hauteur de 75% dans les dépenses courantes du bien comme charges récupérables. C’est le cas notamment pour l’entretien quotidien des espaces communs et des frais de gardiennage pour les immeubles en copropriété.

Bien évidemment, cette moyenne baisse en fonction de l’importance des dépenses à faire pour s’assurer de la bonne gestion dudit bien.

Qu’est-ce qu’une provision de charges ?

Dans certains cas, notamment pour les locations à vide, le règlement de ces charges récupérables est plus simple pour les locataires. Il y a ce que l’on appelle la provision de charges. Comment ça marche ?

• Paiement des charges récupérables en même temps que le loyer

Pour faire simple, on parle d’une provision de charges quand il s’agit de payer une mensualité fixe par mois avec le loyer en prévision des travaux à venir sur le bien. Ce qui permet notamment aux propriétaires d’éviter d’avancer les fonds pour la réalisation de ces derniers.

Comme susmentionnées, les quittances doivent alors préciser quelle est la part de charges récupérables et celle pour le loyer dans un but de transparence. Cela facilite aussi la régularisation du prix à chaque fin d’année d’exercice. 

• Une partie du loyer sert à régler les charges récupérables

Dans le cadre d’une location à vide, les normes peuvent être différentes. Le contrat de bail peut indiquer qu’une partie du loyer que les locataires doivent payer par mois sert d’ores et déjà de paiement pour le règlement de la provision de charges.

Cela permet d’éviter les ambiguïtés ou encore les conflits pour la réglementation des charges récupérables.

• Aucune prévision fixe de la provision de charges mensuelle notamment dans une copropriété

Attention toutefois, les charges récupérables peuvent évoluer d’un mois à l’autre et en fonction des besoins du bien en question. Aussi, il est impossible de proposer une prévision fixe des charges récupérables. Tel est le cas surtout dans une copropriété.

Il est possible pour le propriétaire de demander une évolution de ces charges récupérables en fonction des besoins. Bien évidemment, c’est toujours sur présentation des différents justificatifs.

• Comment est calculée la provision de charges ?

Comment est donc calculée la provision de charges si vous comptez utiliser ce système ? Il vous suffit de vous baser sur les anciennes dépenses d’entretien du bien durant les années passées. Il s’agit d’une simple approximation que vous pouvez changer et faire évoluer en cours de route.

Toutefois, cette approximation peut également vous valoir une régularisation à chaque fin d’année. C’est-à-dire que vous pouvez devoir rembourser votre locataire pour le trop perçu ou les dépenses que vous ne pouvez pas justifier.

• Une indication de la provision de charges dans le contrat de bail

Si vous choisissez d’utiliser le système de provision de charges, vous devez en faire l’indication dans votre contrat de bail. Il faut être aussi honnête et transparent que possible avec vos locataires pour éviter les conflits.

Attention toutefois, toutes les charges présentes sur le bien ne sont pas récupérables. Les législateurs sont particulièrement précis en la matière. Alors, quels sont les frais que vous pouvez considérer comme charges récupérables ?

En tant que propriétaire, quelles charges pouvez-vous récupérer auprès des locataires ?

Les charges récupérables ne sont donc rien d’autre que les dépenses que les propriétaires doivent engager afin de continuer à assurer le confort de ses locataires.

Il existe une liste beaucoup plus exhaustive en la matière. Alors, quelles sont ces charges récupérables dont vous pouvez avoir droit en tant que propriétaire ?

• L’entretien des ascenseurs

Pour les immeubles en copropriétés, l’entretien de tous les espaces communs peut être considéré comme faisant partie des charges récupérables. On compte dans le lot l’entretien des ascenseurs. Ce peut être la remise à neuf, la réparation en cas de panne, etc.

Évidemment, cette charge n’est pas applicable dans le cas où vos locataires se trouvent au rez-de-chaussée et qu’ils n’utilisent pas l’ascenseur. Il faut rester cohérent.

• L’entretien des systèmes de chauffe

Pour le confort des appartements et des maisons que vous mettez en location, vous devez procéder à l’entretien et à la réparation des systèmes de chauffe. Cela fait aussi partie des charges récupérables des locataires.

Dans ce type de travaux, on compte entre autres la mise à disposition d’une eau chaude sanitaire et l’entretien des systèmes qui la fournissent, la remise aux normes et la réparation des systèmes de chauffages collectifs, etc.

Comme susmentionné, les taxes qui sont applicables pour la réalisation de ce type de travaux sont également à prendre en compte.

• L’entretien des systèmes électriques et autres

L’entretien des systèmes électriques compte également comme charges récupérables. Cela concerne la réparation des fuites et des différentes pannes.

D’ailleurs, pour tout immeuble qui utilise un système de combustible ou encore d’énergie, l’entretien des systèmes, qui en assure la distribution, est également de la prérogative de ses habitants, donc des locataires.

• L’entretien des systèmes de plomberie

Pour que l’appartement ou la maison soit louable et considéré comme un logement décent, l’entretien des systèmes de plomberie est également de mise. En tant que propriétaire, vous avez la possibilité de les récupérer auprès des locataires.

On parle notamment de l’entretien des systèmes de circulation de l’eau froide, des fuites et la remise à neuf des différents joints.

On compte également le nettoyage, l’entretien des pompes et des accessoires de robinetterie, des adoucisseurs d’eaux et de différentes vannes de distribution d’eau, etc.

En somme, ce sont tous les travaux qui concernent la disponibilité et la bonne circulation de l’eau dans l’immeuble en question.

On parle aussi du paiement des taxes et impôts concernant l’eau. Ils varient d’une région à une autre.

• L’entretien des chaudières et cheminées

L’entretien des systèmes de chauffage entraîne également des frais dont vous pouvez demander la récupération auprès des locataires. Cela concerne aussi bien les chaudières que les cheminées.

À savoir que pour le confort du bien, au moins un nettoyage par an est nécessaire sur ce genre d’équipement. Autrement, le chauffage intérieur laisse à désirer.

• L’entretien de l’interphone

Pour la sécurité et pour le côté pratique, de plus en plus de maisons françaises possèdent aussi désormais un interphone. Ce n’est plus un équipement qui est uniquement dédié aux immeubles de copropriété.

En tous les cas, si votre immeuble en dispose, la réparation et l’entretien de ce dernier peuvent aussi être comptés comme charges récupérables.

Il convient de souligner que ce n’est pas une dépense ponctuelle. Tout dépend de la qualité de l’interphone en question et de son utilisation.

• L’entretien des équipements extérieurs

L’interphone n’est pas le seul équipement installé en extérieur que vous pouvez avoir sur votre bien afin de le rendre un peu plus accessible et plus confortable, voire plus sécurisé.

Vous pouvez aussi avoir des systèmes d’ouvertures électriques, des minuteries, des caméras de surveillance, etc. L’entretien et la réparation pour la bonne marche de ces derniers sont aussi du ressort des locataires.

• L’entretien des espaces extérieurs communs

Tout ce qui concerne l’aménagement et l’entretien des espaces extérieurs sont à la charge des locataires.

Il existe des professionnels qui se proposent d’intervenir fréquemment ou de manière ponctuelle sur le jardin si besoin. Il vous suffit d’en présenter le devis et de convenir avec les locataires.

• L’entretien des systèmes de canalisation

Système de vide-ordures, canalisation des eaux usées, récupération des eaux de pluies et autres doivent également être entretenus par des professionnels.

Le paiement de charges liées à ce genre de travaux qui ne sont pas fréquents est à imputer aux locataires.

• Les matériels des nettoyages et d’entretien de l’immeuble

En outre, il est également possible de compter dans la liste des charges récupérables la mise à disposition et le prix des matériels de nettoyage et d’entretien de l’immeuble. Ce peut être les accessoires de jardinage, l’installation d’un bac à sable, de jeu en extérieur, etc.

• Les matériels pour le bon fonctionnement de l’immeuble

Enfin, les charges récupérables comprennent également le prix des matériels pour le bon fonctionnement de l’immeuble : balai, ampoules, sacs d’ordure et bac de triage et de poubelles, etc.

Comment pouvez-vous profiter de ces charges récupérables ?

Il y a toutefois des normes à suivre pour réellement profiter de ces charges récupérables. Vous ne pouvez pas le faire n’importe comment.

• Inscrire les charges dans le contrat de bail est-il nécessaire ?

Chaque mise en location doit avoir un contrat de bail. C’est la loi. Le document doit être fait en deux exemplaires identiques pour chaque partie prenante pour assurer la protection de chacune d’entre elles.

Les clauses dans un contrat de bail peuvent varier d’un propriétaire à un autre et en fonction des demandes des locataires. Le but est de pouvoir gérer facilement la relation entre eux durant toute la durée de la location.

Il est donc tout à fait possible d’indiquer les charges récupérables dans votre contrat de bail. Cela évite tout malentendu en la matière. C’est notamment conseillé dans le cas où vous souhaitez mettre en place une provision de charges à payer par mois.

• Y a-t-il une facture du paiement des charges récupérables ?

Tout versement doit avoir une trace écrite. C’est pour protéger chaque partie prenante au contrat encore une fois. Dans le cas des charges récupérables, il n’y a pas réellement de facture spéciale.

La quittance de loyer, comme susmentionnée, doit préciser le montant de charges récupérables ou de provision de charges qui doit être réglé par le locataire.

• Le calcul des charges dans une copropriété

Dans une copropriété, les charges récupérables ne sont pas les mêmes que dans une location d’un bien immeuble individuel. Elles peuvent être moins chères.

Et pour cause, chaque locataire doit participer à ces dernières. L’intégralité du devis sur l’entretien des espaces communs doit donc être divisée entre les occupants du bien en question.

• En cas de provisions de charges, comment se passe la régularisation ?

Dans le cas où vous optez pour une provision de charges, on insiste sur la régularisation. C’est une démarche que vous devez faire tous les ans.

Il s’agit de faire le calcul des travaux qui ont été faits et de comparer le devis avec les provisions qui vous ont été accordées. Le principe est simple, vous l’avez compris, vous devez rembourser la différence.

• Vous devez fournir des justificatifs à votre locataire

À chaque fois que vous entamez des travaux que vous comptez faire passer comme charges récupérables, vous devez pouvoir les justifier.

Les factures et les devis doivent être présentés aux locataires. Toutes les dépenses que vous ne pouvez pas justifié ne peuvent pas être remboursées.

• Que se passe-t-il en cas de non-régularisation des charges par le propriétaire ?

Si vous refusez la régularisation, les locataires ont le droit de se retourner contre vous et d’entamer des poursuites. Sans compter que cela peut être un motif de résiliation sans préavis de votre contrat de bail.

Quelles sont les charges que vous ne pouvez pas récupérer ?

Au contraire, il y a aussi les charges que vous ne pouvez pas récupérer, et ce, malgré que vous soyez le propriétaire. Vous devez faire la différence. Le législateur a également émis une liste pour ce faire.

• Les gros travaux d’entretien sur l’immeuble

Les gros travaux concernant l’entretien de l’immeuble sont uniquement du ressort du propriétaire. C’est ce que dit la loi.

Vous ne pouvez donc pas faire passer le ravalement de façade par exemple dans les charges récupérables. Tel est aussi le cas de la rénovation du bien, en partie ou en totalité : la toiture, l’électricité, etc.

Selon le type de bien, les gros travaux de rénovation peuvent avoir lieu tous les 5, 10 ou 20 ans.

Le propriétaire peut toutefois convenir avec le locataire pour qu’il règle les frais en échange d’une annulation des loyers pendant plusieurs mois en fonction du devis du chantier en question. Dans ce cas, on ne parle pas de charges récupérables, mais d’un simple commun accord.

Attention toutefois, si votre locataire a décidé de se lancer seul dans les travaux de rénovation sans vous en avoir informé par avance, il est de votre droit de refuser de les rembourser.

Ce genre d’accord n’est possible que sur acceptation de chacune des parties prenantes au contrat. Pour un peu plus de sécurité, vous pouvez inscrire cette clause dans votre contrat de bail.

• Les travaux pour avoir une maison saine

Seules les maisons saines peuvent être louées à des particuliers. Tous les travaux qui ont un rapport avec cet objectif sont donc uniquement de la prérogative du propriétaire. Tel est le cas par exemple de la dératisation.

Pour rappel, les entreprises spécialisées en la matière peuvent vous prendre aujourd’hui quelques centaines d’euros pour une désinfection totale d’un bien.

Comme vous êtes celui qui paye, il est normal que ce soit vous qui choisissiez votre prestataire. Ce qui ne vous empêche pas de pouvoir confier la tâche à votre locataire si l’envie vous en prend.

• Le coût de l’administration du bien

Dans un immeuble de copropriété, les frais de syndic ne font pas non plus partie des charges récupérables. Ils sont uniquement et totalement à la solde des propriétaires. Ils sont divisés entre chaque copropriétaire.

Les syndics de professionnels sont engagés pour une durée d’un an en moyenne, renouvelable sous décision majoritaire en AG des copropriétaires.

• Les gros travaux d’entretien et le nettoyage de l’immeuble et de ses espaces extérieurs

Les gros travaux d’entretien de l’immeuble et de ses espaces extérieurs, sans compter l’enlèvement d’ordures, mais qui consistent uniquement à l’enlèvement d’objets encombrants sont également du ressort du propriétaire. Ce peut être le rejet des graviers après travaux, etc.

• Les travaux de réparation en cas de vandalisme

Enfin, vous ne pouvez pas compter les travaux de réparation en cas de vandalisme. Peinture, réfection, ravalement de mur, etc. : tout ce qui concerne la remise à neuf du bien est à la prérogative unique du propriétaire.

Par contre, on ne compte pas dans cette partie les travaux de réparation en cas de cambriolage ou tentative d’effraction qui sont à la charge des locataires.

Ce peut être le remplacement de la serrure, etc.Vous savez désormais ce que l’on entend par charges récupérables et les manières d’en profiter.

Faites attention à bien respecter la réglementation pour être sûr que vos droits soient respectés.