Qu’est-ce que le syndic de copropriéTé ?

Le syndic de copropriété est l’un des organes de la copropriété. Dans un immeuble en copropriété, selon la loi n. 65-557 du 10 juillet 1965 sur la copropriété des immeubles bâtis, il doit obligatoirement y avoir trois organes : le syndicat de copropriété, le syndic de copropriété et le conseil syndical.

Le syndicat de copropriété est formé par l’ensemble des copropriétaires. Il se crée automatiquement lors de la naissance de la copropriété. Il s’agit de l’organe décisionnel.

Le syndicat de copropriété exerce son pouvoir d’action en assemblée générale des copropriétaires, qui se tient au moins une fois par an.

Lors de cette assemblée, les copropriétaires prennent les décisions à l’aide d’un vote.

Le syndic de copropriété représente légalement le syndicat des copropriétaires. Il a également la charge de la gestion de la copropriété. En gros, le syndic est l’organe exécutif de la copropriété.

Le syndicat des copropriétaires décide et le syndic de copropriété exécute les décisions prises en assemblée.

Enfin, le conseil syndical, comme son nom l’indique, joue un rôle consultatif. Les copropriétaires peuvent demander son avis pour toutes questions concernant la copropriété.

Par ailleurs, il assiste et contrôle le syndic dans le cadre de sa mission de gestion.

Il ne faut donc pas confondre le syndic de copropriété avec le syndicat des copropriétaires ou le conseil syndical, puisque leurs rôles sont différents dans le cadre d’un immeuble en copropriété.

Le syndic assure la gestion financière, administrative et comptable de la copropriété. Son activité est encadrée par la loi : sa désignation, ses missions, sa responsabilité et la fin de son mandat, dont nous allons voir les détails dans cet article.

La désignation du syndic de copropriété

Tout d’abord, il convient de noter que le syndic de copropriété peut être une personne physique ou morale.

Dans ce dernier cas, le syndic personne morale doit désigner une personne physique pour le représenter. Le syndic peut également être professionnel ou bénévole.

Quoi qu’il en soit, son mode de désignation est le même. La loi du 10 juillet 1965 fixe la règle selon laquelle : « le syndic de copropriété est désigné par l’assemblée générale à la majorité absolue des voix de tous les copropriétaires. »

Puisqu’avoir un syndic de copropriété est une obligation légale dans tout immeuble dans cette situation, les copropriétaires doivent le nommer lors de la tenue de la première assemblée générale.

En attendant cette réunion, il arrive souvent que le syndicat des copropriétaires désigne un syndic provisoire. Il incombe alors à ce syndic provisoire de préparer l’élection de son successeur qui se tiendra lors de la première assemblée générale.

Si à la date de cette première assemblée, aucun syndic n’est nommé pour quelque raison que ce soit, chacun des copropriétaires a le droit d’aller devant le Tribunal de Grande Instance pour demander la désignation d’un administrateur provisoire.

C’est celui-ci qui va alors convoquer l’assemblée générale pour une désignation.

Syndic de copropriété professionnel et syndic bénévole : lequel choisir ?

Tout syndic de copropriété professionnel doit impérativement avoir :

– Une carte professionnelle

– Une garantie financière

– Une assurance couvrant sa responsabilité professionnelle : ce syndic est, en effet, responsable de toutes les fautes qu’il commet dans le cadre de sa fonction à l’égard du syndicat de copropriété (omissions, erreurs, négligences, etc.).

Il peut aussi être pénalement responsable si un délit a été commis dans l’exécution de sa mission. Il ne sera déchargé de toute responsabilité vis-à-vis de l’immeuble en copropriété qu’il gère que si l’assemblée générale lui donne un quitus à la fin de sa fonction.

Ce quitus marque l’approbation par l’assemblée de sa gestion.

L’obtention de la carte professionnelle est conditionnée par l’acquisition d’un diplôme d’un niveau spécifique défini par la loi Hoguet de 1970, et/ou d’une expérience professionnelle.

Cette condition garantit l’aptitude professionnelle du syndic professionnel.

En engageant également un syndic professionnel, les copropriétaires obtiennent une garantie financière venant de ce gestionnaire, sans oublier l’assurance professionnelle.

Le syndic bénévole, en revanche, n’a pas à justifier ses compétences professionnelles en matière de gestion immobilière. Il n’est pas soumis à l’obligation d’obtention d’une carte professionnelle pour exercer ce métier.

Il doit juste avoir de bonnes notions en comptabilité et en droit. Il a le conseil syndical pour l’aider dans ses fonctions. Cependant, il lui est toujours nécessaire d’adhérer à une association afin d’avoir une assistance technique, juridique et comptable.

Il n’est pas obligé de souscrire une assurance professionnelle, et encore moins de justifier d’une garantie financière. Donc, en choisissant un syndic non professionnel, il n’y a aucune garantie.

Néanmoins, le coût de gestion est moins onéreux dans ce cas-là. Le syndic bénévole peut, en effet, ne pas recevoir une rémunération.

Et même s’il en reçoit, celle-ci reste, en général, moins onéreuse que celle d’un syndic professionnel.

Par ailleurs, le syndic non professionnel doit obligatoirement posséder un lot, même modeste, dans l’immeuble en copropriété.

Il a donc, forcément une bonne connaissance des copropriétaires, ainsi que de la copropriété. Il peut également mieux suivre les décisions de l’assemblée générale.

Tels sont les avantages et les inconvénients de choisir un syndic professionnel ou bénévole. Les copropriétaires sont libres dans leur choix.

Cependant, la gestion par un syndic bénévole est généralement choisie :

– Dans les copropriétés où la majorité des copropriétaires sont des occupants de l’immeuble en question

– Dans les petites copropriétés

– Dans les copropriétés où les copropriétaires s’entendent bien.

Il est également bon de savoir que le syndic bénévole peut souscrire une assurance en responsabilité civile. C’est même vivement conseillé. Seulement, le montant est à payer par l’ensemble des copropriétaires.

Après la désignation du syndic, les copropriétaires votent en assemblée générale afin de valider le contrat de celui-ci.

Le contrat du syndic de copropriété

C’est ce qui lie le syndic et les copropriétaires. C’est un contrat de mandat par lequel le syndicat de copropriété confie la gestion comptable et matériel de l’immeuble au syndic, qui est donc le mandataire.

L’exercice de la fonction du syndic commence à partir de la signature de ce contrat.

  • La durée du contrat du syndic de copropriété

La durée du mandat et les dates de prise d’effet et d’échéance doivent être précisées dans le contrat du syndic de copropriété.

La loi n.65-557 sur la copropriété des immeubles bâtis prévoit que la durée maximale de ce contrat est de 3 ans.

Le mandat peut après être renouvelé sans qu’il y ait une limite de temps. Toutefois, les copropriétaires signent souvent un mandat d’un an afin de prévenir les abus.

L’avantage d’un tel procédé est qu’il est possible pour le syndicat des copropriétaires de renégocier les clauses du contrat chaque année.

  • Le contenu du contrat

Ci-dessous les mentions obligatoires qui doivent figurer sur le contrat de mandat :

– Les missions de gestion courante du syndic, avec une liste de toutes ses tâches et les conditions d’exécution de celles-ci

– Les prestations spécifiques qui s’ajoutent à la gestion courante

– Les modalités de détermination de la rémunération du syndic.

Les missions du syndic de copropriété

Dans le cadre de sa mission de gestion de la copropriété, le syndic est amené à effectuer plusieurs tâches. On peut classer ses obligations en 5 catégories. C’est « la gestion courante du syndic ». 

  • La gestion administrative

Le syndic de copropriété doit établir et tenir à jour la liste des copropriétaires avec leurs lots respectifs.

Il a également la charge de l’immatriculation de la copropriété, qui est une obligation légale pour tout immeuble qui se trouve dans cette situation.

Cela doit se faire sur un registre, recensant la date de création et l’identité du syndicat, la nature, ainsi que le nombre des lots, les données financières, le nom du syndic, etc.

Il a aussi pour mission de convoquer une assemblée générale des copropriétaires au moins une fois en une année. A cette occasion, il doit, en collaboration avec le conseil syndical, établir l’ordre du jour de l’assemblée.

A la fin de chaque assemblée générale, il doit faire un compte rendu de la réunion et envoyer le procès-verbal à chaque copropriétaire.

Ensuite, en tant qu’organe exécutif de la copropriété, il est tenu d’exécuter toutes les délibérations de l’assemblée.

Il est bon de savoir qu’aucun délai n’est fixé par la loi en ce qui concerne l’exécution de ces décisions. Il est donc nécessaire de le déterminer dans la résolution afin d’éviter toute mésentente.

Il est enfin important de souligner que le syndic doit garder les archives de la copropriété. Il peut arriver que les documents à conserver soient très nombreux.

Dans ce cas, il peut déléguer la conservation de ces derniers, à condition d’obtenir l’accord du syndicat.

Toutefois, il ne peut pas réclamer aux copropriétaires le frais occasionné par cette délégation de tâche

  • Tenir la comptabilité de la copropriété

En plus de la gestion administrative de la copropriété, le syndic a pour obligation de tenir la comptabilité du syndicat, ainsi que la position comptable de chacun des copropriétaires.

Le conseil syndical, qui a la charge de contrôler sa gestion, peut lui réclamer ses documents comptables à tout moment. Il doit ainsi être en mesure de les présenter à tout temps.

Ensuite, pour chaque exercice, il est chargé de l’établissement du budget prévisionnel.

Il est tenu d’ouvrir un compte bancaire au nom du syndicat des copropriétaires, à l’exception des petites copropriétés.

En effet, au sens de l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965, les copropriétés contenant moins de 16 lots peuvent le dispenser de cette obligation si cette dispense a été votée par le syndicat de copropriété à la majorité absolue en assemblée générale.

Enfin, le syndic a l’obligation de rendre compte de sa gestion financière chaque année, lors de l’assemblée générale des copropriétaires.

En général, lors de cette présentation des comptes, il demande un quitus aux copropriétaires en guise de preuve que ces derniers ont approuvé sa gestion.

  • Entretenir l’immeuble

Le syndic de copropriété a aussi pour tâche de garder, de conserver et d’entretenir l’immeuble en copropriété qu’il gère.

Ainsi, il a le droit d’effectuer, de sa propre autorité, les travaux de réparation et d’entretien courants, comme le changement d’une ampoule par exemple.

Il signe tous les contrats utiles pour le bon fonctionnement de l’immeuble, comme les contrats de fourniture d’électricité, d’eau et de gaz, les contrats d’entretien des équipements communs (chaudière, ascenseurs, etc.) et des parties communes, …

Les travaux importants nécessitent, cependant, l’autorisation au préalable de l’assemblée générale des copropriétaires, sauf en cas d’urgence.

En plus de ces tâches, le syndic a aussi pour fonction d’élaborer et de tenir à jour le carnet d’entretien de la copropriété.

Enfin, il doit impérativement souscrire un contrat d’assurance pour l’immeuble.

Cependant, cette souscription doit préalablement être votée par le syndicat de copropriété. En cas de refus de ce dernier, le syndic peut signer d’office le contrat d’assurance.

  • Gérer le personnel de la copropriété

Le syndic s’occupe également de la gestion des salariés de la copropriété (jardinier, concierge, gardien, …), même si ces derniers sont techniquement les employés du syndicat de copropriété.

A ce titre, il lui incombe d’embaucher et de licencier les salariés du syndicat. C’est lui aussi qui se charge des bulletins de paie de ces employés, de la gestion des remplacements de ceux-ci en cas d’absence.

Il ne peut pas, en revanche, prendre un personnel supplémentaire que si cela a été autorisé par le syndicat lors d’une assemblée générale.

  • Représenter le syndicat de copropriété

Le syndic est apte à représenter le syndicat vis-à-vis des tiers puisqu’il en est le mandataire. Il peut ainsi passer des contrats au nom et pour le compte de ce syndicat. Il représente aussi la copropriété en justice.

L’autorisation du syndicat en assemblée à la majorité simple est toujours requise pour cette représentation, sauf dans deux cas :

– Une action en référé

– La copropriété est attaquée

A ces prestations de gestion courante peuvent s’ajouter des prestations spécifiques.

  • Les prestations spécifiques

Elles n’entrent pas dans la gestion courante du syndic de copropriété et occasionnent donc des frais en plus. Elles sont prévues par le décret n. 2015-342 du 26 mars 2015 dans son annexe 2. Ce sont entre autres :

  • Les réunions et visites supplémentaires

On peut citer comme exemple les assemblées générales supplémentaires. Le syndicat peut demander au syndic de les organiser.

Il en est de même pour les visites supplémentaires de l’immeuble. Les copropriétaires peuvent confier leur réalisation au syndic.

  • La gestion matérielle et administrative lors d’un sinistre

Sont visées les prestations qui suivent :

– Prise de mesures conservatoires

– Suivi du dossier d’assurance

– Déplacement des habitants de l’immeuble en copropriété

– Assistance aux diverses mesures d’expertise

  • Règlement de copropriété
  • L’élaboration ou la modification de ce règlement à la suite d’une décision du syndicat des copropriétaires
  • Publication du règlement ou des modifications qu’on y a apportées.
  • Études techniques et travaux

Ces prestations sont énumérées à l’article 44 du décret d’application de la loi du 10 juillet 1965 (le décret du 17 mars 1967). Il s’agit des travaux en dehors de ceux d’entretien et de maintenance courants.

  • Les contentieux

Sont considérés comme des prestations spécifiques :

  • La mise en demeure via une lettre recommandée avec accusé de réception
  • La constitution et le suivi du dossier transmis à l’huissier, l’avocat et l’assureur
  • Autres
  • Diligences en relation avec la préparation des décisions de disposition ou d’acquisition des parties communes
  • En cas de changement de syndic : la reprise de la comptabilité sur l’exercice antérieur non réparti ou non approuvé
  • Constitution du dossier d’emprunt au nom du syndicat et son suivi
  • Représentation du syndicat des copropriétaires lors d’une assemblée d’une structure extérieure (association syndicale libre, union des syndicats, etc.).

Les honoraires du syndic

Les questions qui se posent sont de savoir : comment calculer les honoraires du syndic ? Leur paiement incombe à qui ? Et enfin, comment faire pour les réduire ?

  • Calcul des honoraires du syndic

Selon l’article 18-1 de la loi du 10 juillet 1965, les copropriétaires se prononcent sur le montant des honoraires du syndic lors du vote du choix de ce professionnel en assemblée générale.

Ces honoraires sont libres depuis 1986. Si la durée du contrat est plus d’un an, une clause de révision annuelle peut être insérée dans le mandat.

Cette clause doit, cependant, se fonder sur des éléments précis (l’indice du coût de la construction ou l’indice du coût de la vie par exemple).

La loi Alur, afin de règlementer les honoraires du syndic, exige la distinction entre :

  • Les honoraires pour gestion courante : cette même loi impose que ces honoraires fassent l’objet d’un forfait annuel. Leur calcul se fait selon le nombre des lots et des équipements, la disponibilité et la compétence du conseil syndical, l’existence ou non d’un service de gardiennage, l’entente ou non entre les copropriétaires. Toutes les prestations de gestion courante citées ci-dessus sont incluses dans ce forfait.
  • Les honoraires pour prestations spécifiques : Les prestations particulières peuvent être calculées sur la base d’un coût horaire ou d’un prix convenu entre le syndicat et le syndic de copropriété pour chacune d’elles.

Ces deux honoraires font l’objet de deux facturations bien distinctes : le forfait annuel et les prestations facturées en supplément.

  • Qui paie les honoraires du syndic ?

Ces frais sont à la charge de tous les copropriétaires, et sont répartis en fonction des lots détenus par chacun d’eux.

Il est bon de savoir que certains honoraires sont à payer exclusivement par un seul copropriétaire. Tel est le cas des honoraires à la suite de la vente du lot de ce copropriétaire : opposition sur mutation, établissement de l’état daté, etc …

  • Quelques conseils pour réduire les honoraires du syndic de copropriété
  • Au moment de la négociation du contrat de mandat, il est conseillé de bien mettre en avant les points positifs de la copropriété. Le syndic évaluera ainsi ses honoraires à moindre prix.
  • Lors de l’établissement de la liste des tâches dans le contrat, il faut étudier en détail les prestations de gestion courante afin que le syndic ne les considère pas comme des prestations spécifiques. L’assemblée générale peut, par exemple, être facturée comme prestation particulière si elle se tient en dehors des horaires de bureaux.
  • Les frais de photocopies peuvent être inclus dans les charges courantes, mais il arrive souvent que le syndic négocie un forfait. Pour éviter les litiges concernant la reproduction des documents, il va falloir bien préciser dans le contrat de mandat si cela entre ou non dans la gestion courante.
  • Pour la convocation des assemblées générales, leur remise en mains propres peut réduire les honoraires du syndic.

Après avoir vu le mode de désignation du syndic, ses missions et le contenu de son contrat de mandat, voyons maintenant les cas pouvant mettre fin aux fonctions de ce professionnel. 

La fin de la fonction du syndic de copropriété

La fonction du syndic peut prendre fin de 3 manières :

– L’arrivée à terme du contrat de mandat

– La démission du syndic

– La révocation

  • La fin du contrat de mandat

La mission du syndic de copropriété se termine automatiquement à la date de fin du contrat contenue dans le mandat. Les copropriétaires sont donc libres de changer de syndic sans qu’ils aient besoin de justifier cette décision.

A titre d’information, les clauses de renouvellement automatique du contrat du syndic sont abusives.

  • La démission du syndic

Le syndic doit signaler cette démission au syndicat de copropriété pour que celle-ci soit valide. Pour cela, il doit présenter sa démission en convoquant l’assemblée générale.

Il faut aussi un préavis puisque cette décision du syndic peut causer un préjudice à l’ensemble des copropriétaires. Si le syndic démissionne sans préavis, le syndicat peut demander devant le juge des dommages et intérêts.

  • La révocation

La révocation du syndic n’est possible que s’il a commis une faute dans l’exercice de sa fonction. Il incombe au syndicat des copropriétaires de prouver cette faute.

Le syndic a le droit à la défense. S’il n’a pas pu exercer ce droit, il peut réclamer des dommages et intérêts.

Seul le syndicat des copropriétaires a le droit de le révoquer en votant en assemblée générale à la majorité absolue des voix des copropriétaires.

La procédure à suivre est celle qui suit :

– Inscription de la révocation du syndic à l’ordre du jour

– Insertion de la nomination d’un nouveau syndic dans l’ordre du jour

Le syndic doit transmettre les archives et les documents du syndicat à son successeur à la fin de ses fonctions. A partir de ce jour, il a un mois pour effectuer cette tâche.

Il dispose après d’un délai supplémentaire de deux mois pour la remise au nouveau syndic de l’état des comptes du syndicat et de tous les copropriétaires.

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